Många kommuner ska under de kommande åren avropa/upphandla en ny boknings- och bidragslösning genom förnyad konkurrensutsättning av Sveriges Kommuner och Regioners (SKR) upphandlade ramavtalsleverantörer.
Vinsterna med en ny digital lösning är många; processoptimering, minskad administrationstid för både den kommunala förvaltningen, föreningar, privatpersoner och företag. Det bidrar även till en öppnare tillgång och bättre nyttjande av kommunala lokaler. Vägen fram till ett färdigt, kommunspecifikt avropsunderlag är dock inte spikrak, och den består av en hel del olika delmoment.
Vi har haft förmånen att samarbeta i kommunalt arbete med att skapa ett relevant avropsunderlag. Vi har samlat på oss en stor kunskap om SKR:s ramavtal, boknings- och bidragshandläggares behov och utmaningar, samt kunders (föreningar, stiftelser, privatpersoner, samfund m.fl.) utmaningar. Detta är kunskap som vi tar med oss in i framtida samarbete med kommuner som ska avropa en ny boknings- och bidragslösning.
1. Projektplanering. Utöver traditionella projektledaruppgifter som exempelvis att skapa projektplan och identifiera målgrupper, bör följande aktiviteter stå högt uppe på agendan:
- Identifiera och skapa kommunikationskanaler internt & externt
- Skapa en kommunikationsplan
- Identifiera interna- och externa intressenter
- Arbeta fram gemensamma förväntningar
2. Processarbete. När en ny teknisk lösning ska implementeras så är det ett ypperligt tillfälle att samtidigt se över de arbetsprocesser som direkt, eller indirekt, berörs av den nya lösningen. Bra punkter att ha med på agendan inför denna del av avropsarbetet är:
- Identifiera och kartlägga interna processer som boknings- och bidragslösningen påverkar
- Om du inte redan har det så är det dags att skaffa detaljerad förståelse för befintliga boknings- och bidragsregler
- Arbeta fram framtida arbetsprocesser tillsammans med boknings- och bidragshandläggare.
- Skapa och förankra de framtida arbetsprocesserna i alla led
- Kvantitativa- och kvalitativa undersökningar bland brukare (nulägesanalys/önskat framtida läge)
- Definiera och sammanställa nyttoregister
3. Tekniska förberedelser. Nästa steg är att identifiera samtliga system som ska migreras/integreras med den nya boknings- och bidragslösningen. Detta innefattar samtliga tredjepartslösningar, system för personuppgiftshantering, diarieföring, ekonomisystem, arkiv, passagesystem m.fl. Det är även dags att djupdyka i SKR:s ramavtal. Följande aktiviteter är bra hållpunkter för denna del av projektet:
- Upprätta en löpande dialog med samtliga system- och innehållsägare för att säkerställa en process för integrationer/överföring
- Kravställa hur integrationer/överföring mellan system sker/ska ske
- Involvera IT för att säkerställa SKR:s ramavtal i förhållande till kommunspecifika IT processer
4. Skapa avropsunderlag. Sista steget innan leverantörerna får ert avropsunderlag är att sammanställa allt material de behöver för att kunna lämna in ett anbud. Förslag på vad ett avropsunderlag kan innehålla är:
- Sammanställd kravprecisering, baserat på identifierade nyttor och IT- och förvaltningsspecifika behov och önskemål
- Scenarion för hur boknings- och bidragshandläggare i just er kommun vill arbeta i framtiden
- Skapa verksamhetsbeskrivning
- Genomför RFI med leverantörerna
- Skapa detaljerad tidplan för utvärdering
- Benchmarking mot andra kommuner
- Skapa utvärderingsmodell
5. Utvärdering. Sista delen i ett avropsprojekt är att förbereda och genomföra utvärderingen av anbuden.
- Identifiera och informera utvärderingsgrupper
- Skapa utvärderingsunderlag till samtliga utvärderingsgrupper
- Skapa en plan för hur faciliteringen av utvärdering ska genomföras
- Sammanställa utvärderingsresultatet enligt utvärderingsmodell
- Sammanställa avtalsunderlag
Behöver ni stöttning i hela, eller delar av avropsprocessen, eller är ni nyfikna på att diskutera hur vi skulle kunna hjälpa just er i ert arbete?
Hör av dig så kan vi boka in ett kort möte för att prata om era förutsättningar.
